Trabalho mais inteligente e não mais duro

Para muitas pessoas, o problema é ter demasiado trabalho e pouco tempo para o realizar. Uma solução será tentar gerir melhor o seu dia. Se aproveitar as suas horas de trabalho de forma eficiente, atacará o stress em várias frentes: terá mais controle sobre o seu trabalho e será mais produtivo, e por isso mais seguro no emprego. O trabalho dar-lhe-á maior satisfação e, talvez mais importante ainda, terá mais tempo para si próprio. Por muitos malabarismos que faça para cumprir a sua agenda superlotada, o dia só tem 24 horas. Mas talvez possa ajustar os seus hábitos de modo a arranjar mais tempo para as coisas mais importantes.

1. Faça planos regulares. Todas as noites, verifique a sua lista de coisas a fazer – todas as suas actividades e projectos pendentes. Reveja a lista, estabeleça prioridades e decida quanto tempo precisa para cada actividade. Adquira uma agenda de planeamento onde possa ver toda a semana ao mesmo tempo.

Tome nota
Segundo um estudo, 87% dos trabalhadores que reduziram de modo voluntário as suas horas de trabalho estavam felizes com a decisão, citando como benefícios principais terem menos stress e mais tempo para a família.

2. Estabeleça prioridades no escritório. Segundo o princípio de Pareto, bem conhecido na teoria da gestão empresarial, 80% dos seus resultados devem-se a 20% dos seus esforços, por isso pense de forma estratégica. Quais os 20% do seu trabalho que são mais valiosos – para si e para o seu empregador? Depois de os ter identificado, tente orientar o grosso do seu tempo e da sua energia nessa direcção. Aprenda a dizer não a pedidos não-essenciais e não perca tempo a aperfeiçoar todos os memorandos do escritório quando fazer outra coisa qualquer constituiria uma melhor utilização da sua energia.

3. Defina prazos para projectos importantes. Depois, concentre-se em começá-los, e não em terminá-los. Em vez de adiar a sua realização, divida os grandes projectos em partes exequíveis e ataque uma de cada vez. Lembre-se de que muitas pessoas têm dificuldade em cumprir prazos porque acham que o seu trabalho devia ser perfeito. Prefira a boa qualidade à perfeição.

4. Delegue mais. Divida a realização dos projectos por outros colegas de trabalho, recrute os seus filhos para ajudarem na lide doméstica e contrate um jardineiro ou o filho adolescente dos seus vizinhos para lhe cortar a relva.

5. Reserve tempo para se concentrar. Reserve diariamente algum tempo em que não deve ser incomodado, a não ser em caso de emergência para as tarefas mais importantes do dia. Se alguém for ter consigo e lhe pedir um minuto, poderá responder sincera e delicadamente «Não, neste momento estou ocupado e não conseguiria dar-lhe a atenção necessária». Se possível, feche a porta do seu gabinete.

6. Organize o seu dia. Lembre-se desta regra: trate do assunto, delegue-o ou deite-o para o lixo. Dê uma vista de olhos a todo o correio e memorandos ou e-mails que tenha recebido. Se lhe parecer que um assunto é urgente ou importante, trate dele imediatamente (ou meta-o na pasta de «Pendentes» para tratar mais tarde) ou delegue a tarefa noutra pessoa. Se não for importante e você pensa que não voltará a olhar para ele, deite-o no cesto de papéis. Faça o mesmo com a correspondência que recebe em casa.

7. Seja sociável no trabalho. Trocar dois dedos de conversa com os colegas é importante, pois ajuda a conhecer as pessoas e a manter-se a par do que se passa no escritório. Diga uma piada, conte uma anedota ou recorde um episódio da sua vida pessoal enquanto está de pé junto à fotocopiadora ou à espera do início de uma reunião. Combine encontrar-se com um colega no intervalo para o café. Considere a hipótese de ingressar na equipa desportiva do seu escritório ou de organizar um almoço ocasional com os seus colegas.

8. Hora marcada para o telefone. Reserve parte do seu dia, talvez meia hora ao fim da tarde, para falar ao telefone. Faça saber que é essa a melhor hora para o contactarem pelo telefone e que o mais provável é ser a essa hora que você retribui os telefonemas. As pessoas ficarão à espera de o ouvir a certas horas e deixarão de incomodá-lo durante o resto do dia.

9. Mantenha-se flexível. Mesmo um planeamento cuidadoso deve permitir alguma flexibilidade para não se tornar contraproducente. Na verdade, surgem crises inesperadas a que é preciso acorrer, e pode ser mais eficiente continuar a escrever uma proposta para a qual se sente inspirado, mesmo que só tivesse reservado uma hora para o fazer. Pergunte a si próprio: «Adiar a próxima tarefa marcada e continuar com o que estou a fazer será uma decisão inteligente ou apenas uma táctica para retardar o meu trabalho?»

10. Comece bem o seu dia de trabalho – de véspera. Depois do jantar, quando está na cozinha, prepare o almoço para levar no dia seguinte. Prepare as roupas das crianças e as suas e arrume a pasta. Depois descontraia e faça coisas de que gosta antes de se deitar.